Facturation électronique : comment traiter les frais de restauration ?

Avec la réforme de la facture électronique, plusieurs situations peuvent se manifester pour traiter vos frais de restauration et ceux de vos collaborateurs.

 

Les tolérances propres au secteur de la restauration inchangées. Pour les notes de restaurant d’un montant inférieur ou égal à 150 € HT, une mesure d’assouplissement permet notamment au client d’inscrire lui-même son identification complète sur le document remis par le restaurateur. Dès que le montant de la note dépasse 150 € HT, une facture comportant toutes les mentions est obligatoire.

 

1^ercas : absence de facture au nom de la société

 

La situation. Un collaborateur ou un dirigeant n’indiquent pas qu’ils se restaurent à titre professionnel. Comme ils ne spécifient pas qu’ils ont besoin d’une facture libellée au nom de l’entreprise, ils sont considérés par le restaurateur comme des particuliers (ou non-assujettis). Le collaborateur ou le dirigeant règlent le repas sur leurs deniers personnels et demandent l’émission d’un ticket de caisse pour conserver une trace de la transaction et disposer d’une pièce justificative à joindre à leur note de frais pour être remboursés par la société.

À noter. Cette opération, réalisée entre le restaurateur (assujetti) et le collaborateur (non assujetti), ne relève pas de l’obligation de facturation électronique mais des obligations de transmission à l’administration des données de transaction (e-reporting de transaction) et des données de paiement (e-reporting de paiement).

Un problème pour les opérations supérieures à 150 € HT. Un problème se pose dans cette situation pour les opérations supérieures à 150 € HT. Si la charge est justifiée, la déduction de ces frais de repas par l’entreprise sera admise, mais, comme c’est déjà le cas aujourd’hui, il existe un risque de non-déductibilité et de non-récupération de la TVA afférente. En effet, l’émission d’une facture étant obligatoire dans le cadre d’une transaction entre deux professionnels assujettis à la TVA, le ticket de caisse remis au dirigeant ou au collaborateur n’est pas une pièce justificative suffisante pour permettre la déductibilité de la TVA.

La solution. La société conserve alors la possibilité de régulariser la situation en demandant a posteriori au restaurateur la transmission d’une facture électronique (voir cas n° 3) .

 

2^e cas : présence d’une facture au nom de la société

 

Ce cas s’applique également si la société dispose d’un compte client auprès du restaurant ou si le collaborateur ou le dirigeant utilisent une solution de paiement telle une carte d’achat leur permettant de ne pas avancer les frais.

Une transaction entre deux assujettis. Ce cas relève d’une transaction domestique entre deux assujetis à la TVA. Le restaurateur est tenu d’émettre une facture électronique selon le calendrier applicable à sa catégorie d’entreprise. À cette fin, le dirigeant ou le collaborateur doivent communiquer au restaurateur l’adresse de facturation électronique de l’entreprise.

Les règles inchangées. L’entreprise reçoit, par l’intermédiaire de sa plateforme agréée, la facture électronique émise par le restaurateur avec le statut « encaissé » car, comme aujourd’hui, le dirigeant ou le collaborateur ne pourront pas quitter le restaurant sans payer. Si la charge est justifiée, la déduction en comptabilité des frais de repas par l’entreprise sera admise, tout comme la déductibilité de la TVA afférente. La réforme ne modifie ni les règles comptables ni les règles fiscales.

 

3^e cas : une facture au nom de la société demandée a posteriori

 

Une possibilité… Le dirigeant ou le collaborateur n’ayant pas demandé au moment du paiement au restaurateur une facture libellée au nom de l’entreprise, le restaurateur les considérés comme des non-assujettis et a pris en compte l’opération dans son e-reporting de transactions et de paiement. Pour autant, la société souhaite, a posteriori, disposer d’une facture électronique, notamment pour permettre la déduction de la TVA correspondante. Le restaurateur pourra a posteriori émettre une facture électronique à destination de l’entreprise par l’intermédiaire de sa plateforme agréée, admet l’administration.

La mention « TVA déjà collectée » sur la facture. Cependant, afin d’éviter que la même opération ne soit prise en compte une seconde fois par l’administration, cette facture électronique mentionnera « TVA déjà collectée » dans le cadre correspondant, car la TVA collectée a déjà été prise en compte dans l’e-reporting initial. Bien évidemment, le restaurateur devra veiller à ne pas comptabiliser deux fois cette vente.